05 Oct

Entretien annuel

Entretien annuel

A l’heure où approche le moment rituel de l’entretien annuel, quelques trucs pour en faire un outil valable.

Les vacances d’été sont terminées, les écoliers et les étudiants ont repris leurs études et pour beaucoup d’entreprises est venu le temps des budgets et de la programmation des entretiens annuels. Concernant ceux-ci, leur pertinence et leur nécessité est parfois discutable. Le manque de préparation et d’enthousiasme de certains responsables, et d’une partie des collaborateurs, n’aide pas, et de loin, à rendre l’exercice aussi positif que l’on pourrait espérer.

Quelles en sont les raisons ?
Entre autres, le manque de compréhension du but de ce rendez-vous formel, annuel ou biannuel, le manque de temps, la lourdeur de l’outil, le peu de courage d’aborder les sujets qui fâchent, le manque de suivi des suggestions et des attentes exprimées durant l’entretien.

Quelles peuvent-être les solutions à envisager?
Créer un véritable état d’esprit propice à un développement réel du capital humain dans l’entreprise. Communiquer clairement la vision, les missions et les valeurs chaque fois que cela est possible, et cela dès le recrutement. Traduire les valeurs théoriques en principes d’application concrets au quotidien. Préparer l’entretien de part et d’autre; le temps consacré et la qualité de la préparation montreront le niveau de respect porté à votre interlocuteur. Valider le contenu de l’entretien, afin d’établir un vrai dialogue entre le responsable et son subordonné. Expliquer et former l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, top management compris, à l’outil d’évaluation choisi. Faire preuve d’exemplarité à tous les niveaux, en respectant la préparation de l’entretien et en lui  consacrant  le temps nécessaire afin qu’il soit de qualité. Faire parvenir aux ressources humaines, dans les délais fixés, les documents dûment remplis. Etablir un planning de suivi tout au long de l’année.

Quelles sont les autres suggestions dont il faudrait tenir compte ?
Nous sommes convaincus que la taille de l’entreprise n’est pas une excuse pour ne rien faire, ou mal faire. Certaines entreprises, et parmi elles, comme par hasard, les plus performantes de leur domaine, ont élevé cet entretien au rang d’outil de pilotage stratégique en le nommant « entretien de développement » ou « entretien d’évolution ». Pour en arriver à un tel degré de maturité, il faut une réelle volonté, de la part du top management, de mettre en place une culture du feedback (voir notre précédent article sur le sujet) et créer un « terreau fertile » à l’échange, afin qu’il soit le plus constructif possible entre les différents niveaux hiérarchiques. Accepter de former tous les nouveaux collaborateurs et offrir aux autres la possibilité de bénéficier d’un refresh, afin d’être confortable avec l’outil, et rappeler les principes fondamentaux de réussite de ce type d’entretiens. Prendre le temps de se renseigner aussi auprès des stakeholders afin de renforcer ou confronter l’image et les performances du collaborateur à évaluer. Amener l’ensemble des collaborateurs à devenir les acteurs de leur propre développement. Séparer la partie rémunération de l’entretien annuel, afin de ne pas biaiser les discussions.

A l’intention des managers
Organiser et planifier les entretiens, afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’équipe. Limiter le nombre d’entretiens à deux ou trois par jour ; il ne faut pas perdre de vue qu’il faut encore du temps afin de finaliser le rapport d’entretien et le faire valider par le collaborateur, avant de le faire parvenir aux ressources humaines dans les délais impartis. S’assurer que les personnes concernées soient au clair avec les objectifs de l’entretien et qu’elles viennent préparées, avec des notes écrites. Choisir un endroit adéquat pour que l’entretien se déroule dans les meilleures conditions d’écoute. Veiller à ne pas être dérangé durant ces moments d’échanges. Préparer des questions ouvertes et écouter les réponses de votre collaborateur jusqu’au bout.

Pour l’entretien d’évaluation comme pour tout, il y a sans doute plusieurs manières de bien faire les choses. Notre message n’est pas dogmatique, il veut simplement vous sensibiliser à l’importance de ce véritable outil qui influencera la motivation et la performance de votre collaborateur jusqu’à sa prochaine évaluation – ainsi que vos relations avec lui.

Et n’oubliez pas : « Celui qui oublie de se préparer, se prépare à être oublié ! »

03 Mai

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